Seul au travail. Comment coopérer à distance avec les clients et collègues?

Avertissement: J'ai décrit mes réflexions sur le travail productif dans le post précédent: Comment travailler efficacement dans une équipe à distance? Alerte spoiler: je cherche toujours une réponse. Dans cet article, je me concentre sur les outils et solutions concrets que j'emploie dans mon travail de designer UX. Gardez à l'esprit que les conseils suivants peuvent être inadéquats dans votre situation.

L'objectif: le bonheur personnel

Comment être heureux? Cela ressemble plus à une question philosophique. Je suppose que le bonheur tourne autour de concepts comme l'amour, le respect, la santé, la relaxation et l'argent. Donc, en termes de travail, je vais me concentrer sur la maximisation de la partie argent, mais pas au détriment d'autres facteurs de bonheur. Par exemple, je ne déciderai pas d'un salaire plus élevé si je dois faire quelque chose de dégradant.

Heureusement, je suis satisfait de ma situation de travail actuelle et, à tout le moins, je veux la garder. Cela implique que mon employeur doit se contenter de mon travail. Il l'est lorsque je génère des revenus pour l'entreprise. Et cela ne se produit que lorsque nos clients évaluent positivement mon travail. Au niveau opérationnel, j'ai besoin de maximiser la satisfaction client.

Je peux le faire en:

  1. fournir un travail de qualité à temps,
  2. assurant le Client, il peut compter sur moi (ie, je suis disponible)

Le premier point semble évident. La seconde devient plus délicate car elle concerne l'apparence que je suis là pour vous.

Caractéristique de travail

En tant que designer UX, je:

  • concevoir des interfaces d'application,
  • concevoir les flux d'utilisateurs,
  • analyser les données de recherche,
  • mener des études auprès des utilisateurs,
  • présenter mon travail et gérer les retours d'expérience.

Ma caractéristique

  • Je suis introverti. Parler avec d'autres personnes aspire mon énergie. Cela signifie que j'aurais naturellement tendance à éviter la plupart des formes de communication directe. Bien sûr, parfois c'est inévitable, comme dans le cas de la présentation de mon travail.
  • Je comprends le fonctionnement des entreprises. J'ai fondé ma première entreprise à 21 ans (il y a douze ans). Je suis diplômé d'une université économique. C'est pourquoi je mène parfois une analyse commerciale et je n'ai pas besoin d'un BA pour m'expliquer le processus.
  • Je travaille en équipe UX. Habituellement, je suis le seul concepteur du projet, j'ai donc développé une variété de compétences: le wireframing, la conception d'interface graphique, la recherche UX (principalement les IDI, l'analyse Web et la recherche documentaire). Parfois, je crée même des sites Web entiers à partir de zéro (grâce à l'approche sans code de Webflow). Cela signifie que je collabore avec les parties prenantes, les développeurs, les analystes commerciaux et les chefs de projet.
  • J'organise moi-même mon travail. Je n'aime pas le gâchis sauf s'il est créatif. Mes notes, fichiers et commentaires sont faciles à suivre et à gérer.
  • Je déteste perdre du temps et autres conneries. Les réunions infructueuses me semblent une torture. C'est pourquoi je suis contre le fait de suivre aveuglément chaque rituel agile, comme s'il y avait une liste de contrôle sacrée. Faut-il participer à une demi-heure de stand-up tous les jours? Je dédaigne également l'indécision et l'inertie de l'organisation.

Règles pour une coopération efficace

Moins de communication et de concentration sur le travail

  • J'attribue trois plages horaires lorsque je réponds à tous les messages en masse (au début, au milieu et à la fin d'une journée de travail). Je n'attribue délibérément pas d'heures strictes car j'apprécie la flexibilité.
  • Je critique ouvertement les réunions sans ordre du jour ni objectif clair. Après chaque téléconférence à laquelle j'ai assisté, je demande une note écrite. Être une telle douleur dans le cul a ses avantages - les gens ne m'invitent que si j'ai besoin de moi.
  • Je filtre ma boîte de réception en négligeant les communications qui ne me concernent pas directement.
  • Je ne donne à personne mon numéro de téléphone à moins que ce ne soit mon supérieur hiérarchique ou un intervenant clé (un représentant du client responsable de l'aspect financier d'un projet, par exemple, PDG ou propriétaire de produit).
  • Je refuse de prendre des tâches secondaires. Quand je suis sur un projet, je me concentre uniquement sur celui-ci. Si mes compétences sont essentielles pour un autre projet à revenu élevé, j'exhorte mes supérieurs à réorganiser mon emploi du temps. 60% de temps pour le projet A, et encore 40% de temps pour le projet B. D'accord, mais rendons-le officiel. La seule exception que j'ai faite, ce sont les projets auxquels j'ai participé récemment et seulement si mon engagement ne dépasse pas 1 heure par semaine. Parce que je connais les détails du projet, je peux faire le travail très rapidement.

Pourquoi est-ce bon pour la coopération?

Grâce à ces pratiques, je gagne du temps et je peux consacrer plus de temps à fournir un travail de qualité (et c'est ce qui compte, ne pas servir de ligne d'assistance).

Ouvert pour aider mes coéquipiers et collègues

Cela peut sembler contradictoire avec la règle ci-dessus. Cependant, c'est juste un ajout naturel. D'une part, je limite le spam et refuse d'agir en tant que spécialiste du service client pour mes collègues. De l'autre, je communique quelle est mon expertise et dans quelles conditions je suis prêt à aider. C'est une question de temps. Je peux consacrer beaucoup plus de temps à mes coéquipiers quand je vois que je peux considérablement améliorer la qualité de leur travail (jusqu'à 50% de mon temps). J'ai également hâte de conseiller des personnes extérieures à mon équipe, mais seulement si cela prend quelques minutes. Sinon, cela devient une tâche secondaire.

Pourquoi est-ce bon pour la coopération?

Je suis le seul spécialiste UX de mon entreprise, donc mon expertise pourrait apporter un éclairage nouveau sur certains aspects.

Présentations asynchrones

C'est le long métrage et la star à jour de mon répertoire. Avant l'organisation du bureau à domicile, j'ai réuni toutes les parties prenantes dans une pièce et présenté les wireframes sur un grand écran. Même si c'était stressant pour moi, j'ai apprécié son efficacité. La rétroaction est venue immédiatement.

La situation actuelle élimine la possibilité d'une telle réunion, mais il existe des alternatives en ligne, par exemple une téléconférence. Cependant, il existe des difficultés techniques avec les outils de réunion en ligne. Certains outils sont basés sur un navigateur, ce qui est suffisant dans de nombreux cas, mais dans mon travail, je ne peux pas compter sur l'affichage de mauvaise qualité des wireframes. D'autres reconnaissent la résolution d'écran du présentateur mais nécessitent d'installer une application localement (certains employés de l'entreprise n'ont pas de privilèges d'administrateur, donc c'est un gros non). J'ai trouvé une approche différente - la vidéo HD. J'enregistre l'écran (avec audio) sur lequel je présente les wireframes, et j'explique des solutions particulières et le flux utilisateur. Une vidéo dure de 10 à 20 minutes en moyenne, elle est donc beaucoup plus courte qu'une réunion habituelle. De plus, chaque participant peut le regarder quand il a le temps. Les commentaires viennent sous forme d'e-mail (de nombreux e-mails, en fait).

Pourquoi est-ce bon pour la coopération?

  • Plus de personnes peuvent s'impliquer (il suffit d'envoyer un lien vers une vidéo)
  • Le feedback est plus perspicace (les parties prenantes peuvent y réfléchir en paix)
  • Pas de stress pour moi (enregistrement d'écran vs prise de parole en public)

Malheureusement, il y a aussi un inconvénient. Je reçois des réponses sur une longue période. Cela peut prendre jusqu'à une semaine, ce qui peut perturber le flux de travail si l'acceptation est nécessaire pour continuer.

Stand-up asynchrone. De 30 à 1 minute par jour.

C'est le conseil de mon ami. Je n'ai pas eu l'occasion de l'utiliser, mais j'ai adoré l'idée. Au lieu du stand-up habituel qui peut durer jusqu'à 30 minutes (histoire vraie), l'équipe de mon ami rédige un mémo quotidien concis (qu'est-ce que j'ai fait hier? Que vais-je faire aujourd'hui? Quelques phrases tout au plus) de manière asynchrone sur un wiki. Son équipe crée un document par stand-up.

Pourquoi est-ce bon pour la coopération?

Sortez les inconvénients d'un stand-up (trop de temps perdu) et laissez les bénéfices (l'équipe est informée).

Outils pour une coopération efficace

Kap pour l'enregistrement d'écran sur macOS

J'utilise Kap pour enregistrer mes présentations filaires. Cet outil est puissant et gratuit. Malheureusement, il n'est disponible que pour Mac. Après avoir généré le fichier, je le télécharge sur un service de streaming vidéo. J'utilise YouTube car il offre une fonctionnalité de lien privé.

E-mail pour la communication

Je suis de la vieille école. Le courrier électronique reste pour moi l'outil de communication numéro un car:

  • Tout le monde a un e-mail, il n'y a donc pas de barrière à l'entrée.
  • Vous pouvez écrire des messages très longs et joindre des fichiers supplémentaires.
  • Vous avez un historique complet (parfois même hors ligne).
  • Les filtres avancés vous donnent un contrôle total sur votre boîte de réception.

Wiki pour la documentation

J'apprécie les wikis car ils permettent la collaboration en temps réel. De plus, les documents en ligne sont à jour contrairement aux documents Word conservés localement. Il existe des dizaines de wikis, mais Paper Dropbox est mon préféré. Il a une interface propre et toutes les fonctionnalités dont j'ai besoin. Cependant, si vous souhaitez bénéficier de feuilles de calcul en ligne, je recommande Google Drive. Les deux sont gratuits.

AirTable pour une documentation supplémentaire

AirTable n'est pas une solution apparente. L'outil vous permet de créer des bases de données sous forme de tableaux et de relations entre enregistrements. Je le préfère pendant que je mène une analyse commerciale. AirTable surpasse Excel ou même les feuilles de calcul Google dans ce scénario.

Axure Cloud pour les wireframes en ligne

Je choisis Axure Cloud même lorsque je crée dans Sketch (j'exporte juste des plans de travail en PNG et j'ajoute des interactions). Les structures filaires des applications Web semblent plus réelles. Je désactive les commentaires dans Axure parce que je préfère recueillir des commentaires par e-mail.

Zeplin (ou Axure Cloud) pour le transfert des développeurs

Si je crée dans Sketch, je choisis Zeplin. Lorsque je choisis Axure, je reste avec Axure Cloud.

Bloc-notes papier pour les listes de tâches

Il existe d'excellents outils en ligne pour les listes de tâches. J'étais satisfait de Todoist (idéal pour les listes de tâches simples) et Click-up (idéal pour les projets complexes). Même si j'appréciais ces outils, j'avais l'impression qu'ils me ralentissaient. Cela s'est produit parce que je ne pouvais pas prévoir les tâches que j'allais faire un jour particulier. Je décrirais mon processus créatif comme un désordre organisé. Au cours d'une journée, je pourrais changer d'avis des centaines de fois, donc la mise à jour d'une liste de tâches serait trop longue. Et sérieusement, quelqu'un doit-il savoir que j'ai changé cette taille de police de 13px, puis à 12px, puis 14px? Le bloc-notes en papier me convient le mieux.

Outils pour une coopération inefficace (je les déteste)

Certains choix ici peuvent être un choc.

Zoom pour les réunions en ligne et le partage d'écran

Je me sentais ambigu à l'idée de mettre Zoom sur cette liste. Je pense que c'est un outil puissant et j'admire la technologie derrière. La fonction de partage d'écran fonctionne parfaitement. Si vous êtes pour des réunions en ligne, je recommande Zoom. Le problème est que je suis actuellement contre eux car trop souvent ils ne produisent aucun résultat. J'espère que je placerai Zoom sur la première liste, à l'avenir.

Slack pour le chat

Je veux rompre avec toi, Slack. Ce n'est pas toi. C'est moi. Je ne peux tout simplement pas contourner le concept de la messagerie instantanée au travail. Les chats sont bons pour parler avec des amis sur Facebook. L'ironie est que le nom lui-même vous dit tout. Slack permet de se relâcher au travail.

Word pour les documents

La collaboration via Révision> Suivi des modifications est un cauchemar et devrait être interdite. Différentes versions d'un document se multiplient hors de contrôle. Cher mot, merci pour les années nonante. Maintenant meurs.

Téléphone, tu sais, pour parler

Je déteste les appels téléphoniques professionnels pour deux raisons:

  • Ils interrompent mon temps de travail profond.
  • Ils me forcent à prendre une décision instantanément. Trop souvent, le résultat est sous-optimal (du moins pour moi). Par exemple, j'accepte un délai irréaliste et je dois mettre des heures impayées.

Jira pour tout (sauf si vous êtes développeur)

Je dédaigne les outils de suivi des tâches et des estimations de temps. Je connais leurs avantages dans le monde du logiciel. Les développeurs décomposent d'énormes tâches en parties plus grosses et le problème complexe est simplifié. Malheureusement, je ne suis pas en mesure de diviser tous les défis de conception auxquels je suis confronté et de préparer une liste de contrôle à faire. C'est trompeur, car, pendant le processus de conception, je peux changer à plusieurs reprises les décisions antérieures. Je sais que les clients ont besoin de délais et je les leur fournis. Cependant, j'estime les jalons, pas toutes les tâches. Par exemple, je peux vous dire que j'ai conçu cette page de destination en une semaine. Mais je ne veux pas plonger dans des détails comme, ce que je ferai le premier jour heure par heure.

J'ai montré mon arrangement parfait. Qu'est-ce qui est à toi?